Regulamin świadczenia usług

Wersja 1.4, obowiązuje od 16 października 2026 r.

Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usług IT drogą elektroniczną i poza nią przez Singa Sp. z o.o. na rzecz przedsiębiorców, zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie internetowej singa.pl w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie, przed zawarciem jakiejkolwiek umowy o świadczenie usług.

§1. Postanowienia ogólne i dane Zleceniobiorcy

Usługodawcą (dalej: „Zleceniobiorca") jest Singa Sp. z o.o. (działająca pod marką handlową „Singa IT") z siedzibą w Warszawie, ul. Niedźwiedzia 29B, 02-737 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000329243, NIP: 5213527142, REGON: 141792138, kapitał zakładowy: 20 000 zł, adres e-mail: it@singa.pl.

Regulamin określa zasady świadczenia usług outsourcingu IT, w tym helpdesku, administracji serwerami i zarządzania siecią firmową (dalej łącznie: „Usługi"), na rzecz przedsiębiorców zawierających umowę ze Zleceniobiorcą (dalej: „Zamawiający").

Szczegółowy zakres, parametry techniczne oraz poziom świadczonych Usług dla danego Zamawiającego określa odrębna umowa o świadczenie usług IT oraz stanowiące jej integralną część warunki poziomu usług (SLA), dostępne pod adresem singa.pl/regulamin/sla.html.

§2. Definicje

• Zamawiający: przedsiębiorca, który zawarł lub zamierza zawrzeć ze Zleceniobiorcą umowę o świadczenie Usług.
• Użytkownik: osoba fizyczna wskazana przez Zamawiającego jako uprawniona do korzystania z Usług i zgłaszania Awarii w jego imieniu, w szczególności pracownik lub współpracownik Zamawiającego.
• Usługi: usługi IT świadczone przez Zleceniobiorcę na podstawie umowy, w tym w szczególności: helpdesk i wsparcie stanowisk komputerowych, administracja serwerami i infrastrukturą wirtualną, zarządzanie siecią firmową oraz monitoring systemów.
• Zgłoszenie: powiadomienie o Awarii lub innym problemie technicznym przekazane przez Użytkownika kanałem wskazanym w umowie lub w SLA.
• Awaria: nieprawidłowe działanie lub niedostępność systemu, usługi lub urządzenia objętego zakresem umowy, uniemożliwiające lub istotnie utrudniające jego prawidłowe użytkowanie.
• Przerwa serwisowa: planowana, zapowiedziana z wyprzedzeniem przerwa w dostępności Usług, niezbędna do przeprowadzenia prac konserwacyjnych, aktualizacyjnych lub modernizacyjnych.
• SLA: dokument określający parametry techniczne świadczenia Usług, w tym czas reakcji na Zgłoszenie, dostępność systemów oraz zasady dotyczące Przerw serwisowych, dostępny pod adresem singa.pl/regulamin/sla.html.
• Godziny robocze: dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce, chyba że umowa z danym Zamawiającym stanowi inaczej.

§3. Wymagania techniczne

Korzystanie z Usług wymaga po stronie Zamawiającego: dostępu do sieci Internet o przepustowości wystarczającej do realizacji zdalnego wsparcia i monitoringu, sprawnej infrastruktury sprzętowej objętej zakresem umowy oraz, w przypadku wsparcia zdalnego, umożliwienia Zleceniobiorcy zdalnego dostępu do stanowisk lub systemów za pośrednictwem uzgodnionego oprogramowania.

Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność lub ograniczenie Usług wynikające z awarii łączy internetowych, sprzętu lub oprogramowania będących poza jego kontrolą, w tym leżących po stronie dostawców zewnętrznych Zamawiającego.

§4. Ogólne zasady korzystania z usług

Zamawiający zobowiązany jest do korzystania z Usług zgodnie z ich przeznaczeniem, obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami umowy i niniejszego regulaminu, w tym do niepodejmowania działań mogących zakłócić prawidłowe świadczenie Usług przez Zleceniobiorcę innym klientom.

Zgłoszenia powinny zawierać opis problemu wystarczający do jego zdiagnozowania, w tym w miarę możliwości: nazwę systemu lub urządzenia, którego dotyczy Zgłoszenie, moment wystąpienia Awarii oraz dane osoby zgłaszającej.

Zamawiający i Użytkownik zobowiązani są podawać wyłącznie dane (w tym dane osobowe) zgodne ze stanem rzeczywistym. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania nieprawdziwych lub niepełnych danych.

Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji Zgłoszenia lub wstrzymania Usług w zakresie, w jakim ich realizacja wymagałaby działań niezgodnych z prawem lub naruszających prawa osób trzecich.

Za naruszenie Regulaminu uznaje się w szczególności:

• dostarczanie treści o charakterze bezprawnym,
• korzystanie z Usług niezgodnie z ich przeznaczeniem,
• podanie nieprawdziwych lub niepełnych danych,
• wszelkie inne naruszenia opisane w umowie.

Naruszenie Regulaminu jest równoznaczne z naruszeniem postanowień umowy. W przypadku stwierdzenia naruszenia Zleceniobiorca może wezwać Zamawiającego do jego usunięcia, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 (siedem) dni.

W przypadku bezpośredniego zagrożenia bezpieczeństwa systemu informatycznego, danych Zamawiającego lub osób trzecich Zleceniobiorca może niezwłocznie zawiesić świadczenie Usług bez uprzedniego wezwania, o którym mowa powyżej, zawiadamiając Zamawiającego drogą elektroniczną niezwłocznie po dokonaniu zawieszenia.

Oświadczenia, wezwania, zawiadomienia i informacje, o których mowa w Regulaminie, mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, chyba że szczególne postanowienie Regulaminu stanowi inaczej.

§5. Umowa: zawarcie, czas trwania, wypowiedzenie

Umowa o świadczenie Usług zawierana jest odrębnie z każdym Zamawiającym, w formie pisemnej lub dokumentowej, po przeprowadzeniu bezpłatnej konsultacji i przedstawieniu oferty dopasowanej do zakresu infrastruktury Zamawiającego.

O ile umowa nie stanowi inaczej, zawierana jest na czas nieokreślony, z możliwością jej wypowiedzenia przez każdą ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w umowie. W przypadku braku odrębnych ustaleń okres wypowiedzenia wynosi jeden miesiąc kalendarzowy, ze skutkiem na koniec miesiąca.

Każda ze stron może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia jej postanowień przez drugą stronę, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń w terminie 7 dni.

§6. Opłaty i rozliczenia

Wysokość wynagrodzenia za Usługi, model rozliczeń (abonamentowy lub za zakres wykonanych prac) oraz terminy płatności określa umowa zawarta z danym Zamawiającym. Rozliczenia abonamentowe realizowane są co do zasady w cyklach miesięcznych, na podstawie faktury wystawianej z góry lub z dołu za dany okres rozliczeniowy, zgodnie z ustaleniami umownymi.

W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni od terminu wskazanego na fakturze, Zleceniobiorca może wstrzymać świadczenie Usług do czasu uregulowania zaległości, po uprzednim wezwaniu Zamawiającego do zapłaty. Wstrzymanie Usług nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku zapłaty wynagrodzenia.

§7. Odpowiedzialność Zleceniobiorcy

Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie Usług zgodnie z umową, regulaminem oraz SLA. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z: działania siły wyższej, awarii infrastruktury dostawców zewnętrznych niepodlegających jego kontroli, nieprawidłowego działania sprzętu lub oprogramowania Zamawiającego niebędącego przedmiotem umowy, a także decyzji podjętych samodzielnie przez Zamawiającego wbrew rekomendacjom Zleceniobiorcy.

O ile umowa z danym Zamawiającym nie stanowi inaczej, odpowiedzialność Zleceniobiorcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usług ograniczona jest do rzeczywiście poniesionej straty i nie obejmuje utraconych korzyści.

Łączna odpowiedzialność Zleceniobiorcy wobec danego Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usług, bez względu na liczbę zdarzeń, nie przekracza dwunastokrotności ostatnio należnego miesięcznego wynagrodzenia netto za Usługi objęte umową. W przypadku, o którym mowa w SLA (pkt 1), przewidziane tam obniżenie opłaty abonamentowej stanowi jedyne i wyłączne roszczenie Zamawiającego z tytułu niedotrzymania gwarantowanego poziomu dostępności usług.

Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z niedoboru odpowiednich zabezpieczeń po stronie Zamawiającego lub z ujawnienia danych dostępowych osobom nieupoważnionym przez Zamawiającego lub Użytkownika.

Odpowiedzialność Zleceniobiorcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne Usług zostaje całkowicie wyłączona na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego.

Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa w niniejszym paragrafie, nie stosuje się do Zamawiających będących osobami fizycznymi zawierającymi umowę bezpośrednio związaną z ich działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla nich charakteru zawodowego, o których mowa w art. 385⁵ Kodeksu cywilnego.

§8. Postępowanie reklamacyjne

Zamawiający ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą niewykonania lub nienależytego wykonania Usług, terminu rozpoczęcia świadczenia Usług lub nieprawidłowego obliczenia należności. Reklamację należy złożyć pisemnie na adres siedziby Zleceniobiorcy lub drogą elektroniczną na adres it@singa.pl.

Termin na złożenie reklamacji wynosi 30 dni od:

• ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, w którym zakończyła się przerwa w świadczeniu Usług,
• dnia, w którym Usługa nie została należycie wykonana lub miała być wykonana,
• dnia, w którym Usługa powinna zostać uruchomiona,
• dnia doręczenia faktury zawierającej nieprawidłowe obliczenie należności.

Reklamacje wniesione po upływie tego terminu pozostawione będą bez rozpatrzenia. Zleceniobiorca poinformuje Zamawiającego o pozostawieniu reklamacji bez rozpatrzenia. Datą złożenia reklamacji jest data otrzymania korespondencji przez Zleceniobiorcę.

Reklamacja powinna zawierać:

• dane Zamawiającego: imię i nazwisko lub firmę,
• adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• określenie przedmiotu reklamacji oraz reklamowanego okresu,
• opis okoliczności uzasadniających reklamację,
• numer umowy, której dotyczy reklamacja,
• datę zawarcia umowy i określony w niej termin rozpoczęcia świadczenia Usług (w przypadku reklamacji dotyczącej niedotrzymania terminu),
• podpis reklamującego (w przypadku reklamacji pisemnej).

Zleceniobiorca rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od jej otrzymania. W przypadku szczególnej złożoności sprawy Zleceniobiorca może jednorazowo przedłużyć termin rozpatrzenia o kolejne 30 dni, informując Zamawiającego przed upływem pierwotnego terminu wraz ze wskazaniem przyczyny. Brak odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni nie oznacza jej uznania.

§9. Bezpieczeństwo danych i RODO

Zleceniobiorca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru świadczonych Usług, mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa systemów i danych, do których uzyskuje dostęp w związku z realizacją Usług.

Zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających stronę singa.pl oraz kontaktujących się ze Zleceniobiorcą opisuje Polityka prywatności. Zasady przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją umowy, w przypadkach gdy Zleceniobiorca uzyskuje dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Zamawiającego, reguluje odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych, o której mowa w §11.

Zleceniobiorca przyjmuje zgłoszenia o podatnościach bezpieczeństwa zgodnie z odrębną Polityką ujawniania podatności. Poprawki usuwające podatności bezpieczeństwa w systemach objętych umową wdrażane są przez Zleceniobiorcę nieodpłatnie, w ramach wynagrodzenia określonego w umowie, a parametry czasowe ich wdrażania określa SLA.

W zakresie, w jakim Zamawiający samodzielnie zarządza własnym oprogramowaniem lub systemami niebędącymi przedmiotem umowy, zobowiązany jest utrzymywać je w wersjach wspieranych przez producenta oraz instalować dostępne aktualizacje bezpieczeństwa. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z zaniechania tego obowiązku przez Zamawiającego.

Zamawiający i Użytkownik zobowiązani są do zachowania w poufności danych dostępowych (loginów i haseł) oraz do nieudostępniania ich osobom nieupoważnionym.

Zamawiający instaluje udostępnione mu przez Zleceniobiorcę poprawki bezpieczeństwa dla komponentów pozostających pod jego kontrolą niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 (trzydziestu) dni od ich udostępnienia, a poprawki oznaczone przez Zleceniobiorcę jako pilne w terminie 7 (siedmiu) dni. Poprawki dla systemów objętych umową wdraża Zleceniobiorca. Zleceniobiorca nie odpowiada za skutki wykorzystania podatności usuniętej poprawką, której Zamawiający nie zainstalował w powyższym terminie.

Zleceniobiorca odpowiada za konfigurację systemów, którymi zarządza. Za konfigurację pozostającą pod kontrolą Zamawiającego, w szczególności za uprawnienia nadane Użytkownikom oraz za reguły dostępu sieciowego, odpowiada Zamawiający. Gdy Zleceniobiorca przekazał zalecenie konfiguracyjne na piśmie lub pocztą elektroniczną, a Zamawiający go nie wdrożył, skutki wykorzystania podatności wynikającej z tej konfiguracji obciążają Zamawiającego.

W razie rozwiązania umowy dostęp do danych Zamawiającego przechowywanych na infrastrukturze Zleceniobiorcy jest blokowany z chwilą zakończenia umowy. W ciągu 30 dni od dnia rozwiązania umowy Zamawiający może złożyć wniosek o przekazanie danych w formacie uzgodnionym ze Zleceniobiorcą. Po upływie 60 dni od dnia rozwiązania umowy dane są bezpowrotnie usuwane bez możliwości odtworzenia, z wyłączeniem danych technicznych i rozliczeniowych, których przechowywanie jest niezbędne do celów dowodowych lub wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Zleceniobiorca informuje Zamawiającego drogą elektroniczną na 7 dni przed tym terminem. Zamawiający zobowiązany jest zabezpieczyć kopię swoich danych przed rozwiązaniem umowy.

Zleceniobiorca nie jest zobowiązany do udostępnienia danych, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający pozostaje w opóźnieniu z zapłatą wynagrodzenia należnego na podstawie umowy. Jeśli zaległe płatności nie zostaną uregulowane przed upływem 60-dniowego terminu, Zamawiający traci prawo do uzyskania danych, a dane są usuwane bez możliwości ich odtworzenia.

§10. Własność intelektualna

Dokumentacja, procedury, konfiguracje oraz inne materiały wytworzone przez Zleceniobiorcę w toku realizacji Usług, o ile umowa z Zamawiającym nie stanowi inaczej, pozostają własnością Zleceniobiorcy w zakresie know-how i metodyki pracy, natomiast dokumentacja infrastruktury Zamawiającego przekazywana jest Zamawiającemu i pozostaje do jego wyłącznej dyspozycji.

Oprogramowanie, licencje oraz systemy należące do Zamawiającego pozostają jego własnością. Zleceniobiorca nie nabywa do nich żadnych praw poza uprawnieniami niezbędnymi do realizacji Usług.

Nazwa, logo, znaki towarowe oraz treści zamieszczone na stronie internetowej singa.pl podlegają ochronie prawnej i nie mogą być wykorzystywane bez uprzedniej pisemnej zgody Zleceniobiorcy.

§11. Przetwarzanie danych osobowych

W zakresie, w jakim realizacja Usług wiąże się z dostępem Zleceniobiorcy do danych osobowych przetwarzanych przez Zamawiającego (np. w związku z administracją serwerami lub systemami zawierającymi takie dane), strony zawierają odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 RODO, określającą w szczególności przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, a także obowiązki i prawa administratora.

W zakresie danych osobowych Zamawiającego i Użytkowników, takich jak dane osób wskazanych do kontaktu i zgłaszania Awarii, przetwarzanych w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, Zleceniobiorca jest odrębnym od Zamawiającego administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Administratorem jest Singa Sp. z o.o., a kontakt jest możliwy listownie na adres siedziby wskazany w §1 oraz pocztą elektroniczną na adres it@singa.pl.

Dane osobowe przetwarzane są w celu:

• zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Zleceniobiorcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• realizacji prawnie uzasadnionych interesów Zleceniobiorcy lub osoby trzeciej, w tym dochodzenia, ustalenia i obrony przed roszczeniami, zapobiegania oszustwom, zapewnienia bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego oraz w celach archiwalnych i statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zakres przetwarzanych danych obejmuje dane identyfikacyjne (imię i nazwisko), dane kontaktowe (numer telefonu, adres poczty elektronicznej, adres do korespondencji), dane identyfikacji podatkowej (NIP, REGON), dane finansowe (numery rachunków bankowych, informacje o transakcjach) oraz inne dane z dokumentów przekazanych w toku świadczenia Usług, w zakresie niezbędnym do ich prawidłowego świadczenia.

Odbiorcami danych mogą być podmioty współpracujące ze Zleceniobiorcą w zakresie świadczonych Usług, podmioty uprawnione do pozyskania danych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty świadczące na rzecz Zleceniobiorcy usługi informatyczne, finansowe, płatnicze, pocztowe i kurierskie. Informacje o dostawcach i o ewentualnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy zawiera Polityka prywatności.

Dane przetwarzane są przez okres wykonywania umowy, przedawnienia wszystkich roszczeń wynikających z umowy oraz do momentu wygaśnięcia obowiązków nałożonych na Zleceniobiorcę przepisami prawa.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Zleceniobiorcy lub osoby trzeciej, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją,
• dostępu do treści danych oraz ich sprostowania i uzupełnienia,
• ograniczenia przetwarzania danych,
• usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 RODO,
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawiera Polityka prywatności.

§12. Zmiana regulaminu

Zleceniobiorca może dokonać zmiany Regulaminu wyłącznie w przypadku:

• zmiany przedmiotu działalności Zleceniobiorcy,
• rozpoczęcia dostarczania nowych usług, modyfikacji dotychczasowych lub zaprzestania ich dostarczania,
• zmiany technicznych warunków świadczenia Usług wymagającej dostosowania postanowień Regulaminu,
• prawnego obowiązku dokonania zmian, w tym obowiązku dostosowania Regulaminu do aktualnego stanu prawnego,
• usunięcia niejasności lub omyłek pisarskich, jeżeli zmiana nie pogarsza sytuacji Zamawiającego.

O zmianie regulaminu Zleceniobiorca informuje Zamawiających poprzez publikację nowej treści na stronie singa.pl oraz przesłanie informacji o zmianie na adres e-mail wskazany w umowie, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed jej wejściem w życie.

Zmieniony regulamin obowiązuje również Zamawiających, którzy zawarli umowę przed jego wejściem w życie, chyba że Zamawiający w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie złoży Zleceniobiorcy sprzeciw wobec nowej treści regulaminu albo wypowie umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmian w życie. Brak sprzeciwu lub wypowiedzenia umowy w powyższym terminie jest równoznaczny z akceptacją zmienionej treści regulaminu.

§13. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Ewentualne spory strony będą starały się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia sądem właściwym jest sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.

Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej singa.pl.